Indhold:

• Generelle Regler
• Skabeloner
• Fordelingsregel
• Valideringsregler

Generelle Regler

Du kan oprette generelle regler for eksisterende posteringlinjer. Når reglen aktiveres, fylder systemet automatisk informationen ind på posteringlinjerne.

Godt at vide: Du kan kopiere regler fra en klient til en anden.

Har du brug for et eksempel?

Her er nogle eksempler på Generelle Regler:

Eksempel 1

Kontekst: Din virksomhed modtager konstant fakturaer fra Cateringleverandør AAA. Kate Johnson i din virksomhed er ansvarlig for at bestille mad og drikke. Kate er en Godkender i Compello Process.

• Formål: Du ønsker at sikre, at alle fakturaer fra Cateringleverandør AAA bliver sendt til Kate.
• Resultat: Reglen sikrer, at Kate Johnson automatisk modtager alle fakturaerne fra Cateringleverandør AAA til godkendelse.

Eksempel 2

Kontekst: Din virksomhed modtager mange fakturaer fra Energileverandør BBB. Alle fakturaer fra BBB posteres med konto "65620" og moms-kode "1".

• Formål: Du ønsker, at konto "65620" med Skattekode "1" automatisk skal posteres på alle fakturaer fra Energileverandør BBB.
• Resultat: Når fakturaer fra Energileverandør BBB kommer til Compello, indtastes kontonummer "65620" og Moms-kode "1" automatisk, hvilket sparer tid og reducerer fejl.

 

Hvordan opretter man nye Generelle Regler i Compello?

Nedenfor vil du se en detaljeret instruktion, der består af tre dele.

 

Del 1:

Trin:

1. Åbn Bogholdermodulet.
2. I menuen i venstre side klikker du på .
3. Klik på fanen Regler.
4. Vælg en klient fra listen eller søgefeltet.
5. Klik på for at oprette en ny regel.
6. Opret et navn til din regel.
7. Vælg den bruger eller de brugere, som denne regel skal gælde for (normalt bør du lade dette felt være sat til "Alle brugere").
8. Vælg den Dokumentstatus, du ønsker reglen skal gælde for, medmindre den er for alle.
9. Vælg den Dokumenttype, du ønsker reglen skal gælde for, medmindre den er for alle.

 

Del 2:

Dernæst skal du indstille kriterierne for din regel:

 

HVIS:

1. Vælg den tabel eller det felt, du ønsker (f.eks. Kredit eller Projekt) fra listen til venstre og klik derefter på pilen for at flytte den til HVIS-sektionen.
2. Søg efter og vælg den vare, du ønsker (f.eks. Leverandør "AAA" eller Omkostningscenter "Marketing").
3. Vælg, om HVIS-kriterierne skal gælde for leverandør linjen, alle andre linjer (undtagen leverandør linjen) eller alle linjer.
4. Valgfrit trin: Du kan tilføje mere end ét HVIS-kriterie, hvis du ønsker det.

 

SÅ:

 

4. Vælg den tabel eller det felt (f.eks. konto, moms kode, Projekt), som du ønsker som resultat af din  fra kolonnen til venstre og klik på pilen for at flytte den over til SÅ-sektionen.
5. Søg efter og vælg den vare, du ønsker (dvs. hvilken konto, moms kode, Projekt).
6. Vælg, om SÅ-kriterierne skal gælde for leverandør linjen, alle andre linjer (undtagen leverandør linjen) eller alle linjer.
7. Beslut om reglen kan overskrives

Aktiver- Resultatet - f.eks. ved moms kode er kun et forslag, og du kan ændre det.

Læg blankt- Du kan IKKE ændre nogen værdier i bogføringslinjen, der er resultatet af reglen.

 

Del 3:

Tilføj Godkendere til Reglen

1. Klik på listen over godkendere og vælg den eller dem, du ønsker.
2. Systemet vil foreslå den samme linje mulighed som andre steder i reglen, så hvis SÅ-resultatet er sat til "alle andre linjer", vil godkenderne også være det. Du kan ændre dette, hvis du har brug for det.
3. Beslut om Godkenderne er sat i Orden.
   aktiver- godkendere modtager og godkender fakturaen i den givne rækkefølge. Den næste godkender vil ikke modtage fakturaen, før den forrige har godkendt.
4. Brug af Seneste godkender hold
   Dette er kun relevant, hvor godkenderne IKKE er sat til at modtage i rækkefølge, og der er tre eller flere af dem. Hvis dette valg er aktiveret, vil de første godkendere få fakturaen på samme tid, men den sidste på listen vil ikke se fakturaen, før de andre har godkendt den.
5. Klik på Gem.

 

Skabeloner

Hvis du ønsker at have flere linjer oprettet og bogført automatisk på en faktura, så vil en skabelon hjælpe dig med dette. Skabeloner kan aktiveres manuelt eller automatisk (generelt ved valg af leverandør). Du kan også oprette en skabelon i Editoren, efter du har behandlet dokumentet.

 

Har du brug for et eksempel?

Her er et par eksempler.

 

Eksempel 1

• Kontekst:
  Din virksomhed modtager en faktura for leje af kontorlokalerne. Ud over den egentlige leje inkluderer den rengøringstjenester, toilettet og køkkenforsyninger. Du skal anvende en procentdel af disse på kontoerne 6360 - rengøring, 6410 - leje og 6810 - kontorforsyninger.
• Mål:
  Vi ønsker, at rækkerne med al den nødvendige information posteres på dem, og de korrekte beløb oprettes automatisk hver gang denne faktura kommer.
• Resultat:
  Enten vælger du skabelonen selv, eller den aktiveres automatisk, når leverandøren tilføjes. Rækker oprettes automatisk for hver konto, og beløbene fordeles efter den korrekte procentdel. Din skabelon kan inkludere anden information såsom moms-koder, Projekt, Omkostningscentre og også godkendere, hvis de er de samme hver gang.
• Godt at vide:
  Hvis fakturaen lejlighedsvis inkluderer et ekstra post, kan du manuelt tilføje en ny linje for det, og det vil ikke påvirke din standard skabelon.

 

Eksempel 2

• Kontekst: Din virksomhed modtager forskellige typer af fakturaer baseret på tjenester/varer fra den samme Leverandør X. Disse bogføres til forskellige konti og har forskellige godkendere.
• Mål: Du ønsker, at hver type faktura fra leverandør X bogføres og distribueres med den rigtige information og godkendere uden at skulle gøre arbejdet manuelt hver gang.
• Resultat: Ved at oprette to manuelle skabeloner for den leverandør, kan du selv vælge den korrekte skabelon for hver faktura fra Leverandør X, således at de korrekt bogførte og distribuerede linjer importeres.

 

Sådan oprettes en ny skabelon, der udløses manuelt:

Nedenfor ser du en detaljeret instruktion, der består af 4 dele:

 

Del 1:

Trin:

1. Åbn Bogholdermodulet.
2. I menuen i venstre side klik på .
3. Tjek klienten og klik på fanen Skabeloner.
4. Indtast et navn til din skabelon.

 

Del 2:

Oprettelse og udfyldning af information for nye bogføringslinjer

1. Opret de nye rækker, du ønsker i din skabelon, ved at klikke på “+”-tegnet.
2. Vælg og tilføj de felter/tabeller, du ønsker at inkludere fra listen over Tilgængelige kolonner til venstre - for eksempel Konto, Moms kode, Omkostningscenter.
3. Indtast de korrekte værdier for hver kolonne - f.eks. hvilken Konto, hvilken Skattekode osv.
4. Beslut hvordan du vil fordele beløbet mellem rækkerne:
   1. Efter beløb: det faste beløb fra fakturaen vil blive fordelt mellem kontiene og godkenderne.
   2. Efter procent: en fast procentdel fra fakturaen vil blive fordelt mellem kontiene og godkenderne.

Del 3:

Tilføj godkendere til Reglen

1. Vælg den linje i skabelonen, som du vil distribuere.
2. Tilføj den eller de godkendere, du ønsker for hver linje, fra listen over Godkendere nedenfor.
3. Beslut om Godkenderne skal være sat i rækkefølge.
   Hvis I rækkefølge er afkrydset, vil godkenderne modtage fakturalinjerne i den rækkefølge, du ser her.
4. Beslut om du vil bruge Seneste godkender hold.
   Dette er kun relevant, hvor godkenderne IKKE er sat til at modtage i rækkefølge, og der er tre eller flere af dem. Hvis dette valg er aktiveret - vil de første godkendere få fakturaen på samme tid, men den sidste på listen vil ikke se fakturaen, før de andre har godkendt den.

Del 4:

1. Hvis du ønsker en Dokumentstatus skal sættes med skabelonen, vælg den her.
2. Hvis du har regler baseret på nogen af oplysningerne i din skabelon, og du IKKE ønsker disse regler aktiveret, sæt et kryds i feltet Ingen regler.
3. Hvis du ønsker, linjerne i din skabelon skal godkendes automatisk af dig, tilføj et kryds til Godkend automatisk.
4. Klik Gem.

Sådan opretter du en ny skabelon, der aktiveres automatisk:

Nedenfor ser du en detaljeret instruktion, der består af 4 dele.

 

Del 1:

Trin:

1. Åbn Bogholdermodulet.
2. I menuen i venstre side klik på .
3. Klik på fanen Skabeloner.
4. Vælg en klient fra listen.
5. Klik på for at oprette en ny Skabelon.
6. Indtast et navn til din skabelon.
7. Vælg brugeren for denne skabelon kun, hvis du ønsker, at brugen af skabelonen skal begrænses til den bruger alene.
8. Hvis du ønsker skabelonen aktiveret på fakturaer med en bestemt Dokumentstatus, vælg da den status.
9. Hvis du ønsker, at skabelonen kun aktiveres for en bestemt Dokumenttype, vælg da det her.

 

Del 2:

Dette er hvor du beslutter, hvad der vil udløse brugen af skabelonen:

HVIS:

1. Vælg feltet eller tabellen fra de Tilgængelige kolonner til venstre. Dette vil ofte være Kreditfeltet, og træk det over til HVIS-området.
2. Vælg en værdi for det felt - f.eks. et Leverandørnavn.

INDHOLD NYE BOGFØRINGSLINJER:

3. Opret de nye rækker, du ønsker i din skabelon, ved at klikke på “+”-tegnet.
4. Vælg og tilføj felter/tabeler, du ønsker at inkludere, tilgængelig Værdi fra listen over Tilgængelige kolonner til venstre - for eksempel Konto, Moms kode, Omkostningscenter.
5. Indtast de korrekte værdier for hver kolonne - f.eks. hvilken konto, Skattekoder osv.
6. Beslut hvordan du vil fordele beløbet mellem rækkerne:
   3. Efter beløb: det faste beløb fra fakturaen vil blive fordelt mellem kontiene og/eller godkenderne.
   4. Efter Procent: en fast procentdel fra fakturaen vil blive fordelt mellem kontiene og/eller godkenderne.

 

Del 3:

Tilføj godkendere til skabelonen

1. Vælg den linje, du vil vælge en godkender til.
2. Vælg og tilføj den eller de godkendere, du ønsker fra listen.
3. Beslut om Godkenderne skal være sat i rækkefølge.
   Hvis I rækkefølge er afkrydset, vil godkenderne modtage fakturalinjerne i den rækkefølge, du ser her.
4. Beslut om du vil bruge Seneste godkender hold.
   Dette er kun relevant, hvor godkenderne IKKE er sat til at modtage i rækkefølge, og der er tre eller flere af dem. Hvis dette valg er aktiveret - vil de første godkendere få fakturaen på samme tid, men den sidste på listen vil ikke se fakturaen, før de andre har godkendt den.

 

Del 4:

1. Hvis du ønsker, at din skabelon skal sætte fakturaen til en bestemt Dokumentstatus, vælg da den.
2. Hvis du har regler baseret på nogen af oplysningerne i din skabelon, og du IKKE ønsker disse regler aktiveret, sæt et kryds i Ingen regler-boksen
3. Hvis du ønsker, at linjerne i din skabelon automatisk godkendes af dig, tilføj et kryds til Godkend automatisk.
4. Klik Gem.

Fordelingsregel

Du kan tilføje yderligere godkendere baseret på, hvem de tidligere godkendere er, samt baseret på beløbet eller Omkostningscentre. Dette betyder, at hvis visse fakturaer bliver sendt til Martin (for eksempel), kan du automatisk have dem sendt videre til Anne, hvis beløbet overstiger en grænse, du definerer.

• Godt at vide: for at fordelingsreglerne skal fungere, skal distributionen til tidligere brugere være i rækkefølge.

 

Har du brug for et eksempel?

Her er et eksempel på en fordelingsregel:

Eksempel

Sag: Dit firma har tre afdelinger: Salg, Markedsføring og Udvikling. Hver afdeling har sine Ledere & Managere, som også er under CEO'ens ledelse af firmaet.

Kontekst: Markedsføringsafdelingen:

Mål: Når dit firma modtager fakturaer til Markedsføringsafdelingen, der er under 1.000 USD, vil Teamlederen, Kate Clarkson, godkende dem alene. MEN når beløbet overstiger 1.000 USD, så ønsker du at tilføje en anden godkender efter Kate, Team Manager John Carter. Derudover skal fakturaer til Markedsføring, der er for mere end 5.000 USD, godkendes af firmaets CEO samt Kate og John. Du ønsker at oprette regler for at sikre, at dette sker automatisk og konsekvent.

• > 1.000 USD, så Kate Clarkson
• <1.000 og > 5.000 USD så Kate Clarkson og John Carter
• < 5.000 USD, så Kate Clarkson, John Carter og CEO'en.

Resultat: Fakturaer til Markedsføring sendes til en, to eller tre specifikke godkendere afhængigt af beløbet.

 

Oprettelse af en ny fordelingsregel i Compello

Nedenfor ser du en detaljeret instruktion, der består af 2 dele.

Del 1:

Trin:

1. Åbn Bogholdermodulet.
2. I menuen i venstre side klik på .
3. Klik på Fordelingsregler.
4. Vælg den korrekte klient fra listen.
5. Klik på  for at oprette en ny fordelingsregel.
6. Indtast et navn på din regel.
7. Hvis du har brug for det (det vil du som regel ikke), vælg en bruger til at aktivere reglen.
8. Hvis du ønsker at aktivere reglen kun, når fakturaen har en bestemt dokumentstatus, vælg det her.
9. Hvis du ønsker at aktivere reglen for fakturaer af en bestemt dokumenttype, vælg det her.

Del 2:

Her sætter du kriterierne for, hvornår reglen skal aktiveres:

 HVIS:

1. Vælg Beløb fra listen Tilgængelige kolonner på venstre hånd og klik det over til HVIS-området. I de fleste tilfælde vil dette være det eneste HVIS-kriterie, du har brug for, selv om du kunne tilføje andre såsom Valutatype, Leverandør eller Projekt.
2. Vælg operatoren for beløbet (f.eks. =>) og beløbsgrænsen, f.eks. 1.000
3. Vælg, om dette kriterium skal findes i leverandørlinjen, de andre linjer eller alle linjer.
4. Vælg Kate (din standard første godkender) fra listen over Godkendere.
5. Angiv, om Kate vil være den første godkender af fakturalinjen eller ej.
6. Vælg, hvilken linje Kate skal være i, for at reglen fungerer.

SÅ:

7. Vælg den nye yderligere godkender (dvs. John).
8. Vælg de linjer, som John vil blive anvendt til (følg forslag her).
9. Klik på Gem.

Valideringsregler

Valideringsregler kan, mod betaling, kun udføres og oprettes af Acubiz personale.

Valideringsregelmodulet viser et tilpasset sæt af regler, der er blevet importeret til Compello Process i XML-format eller fra dit ERP. Konsulenter hos Acubiz kan oprette disse regler som XML-filer og importere dem til Compello Process.

• Funktionalitet: For at replikere ERP-regler eller for at oprette tilpassede regler til brug i Compello Process.

I Compello kan du se reglen og slette den, men du kan ikke redigere eller tilføje. Det må gøres enten via dit ERP-system eller ved at redigere den oprindelige XML-fil.

Har du brug for et eksempel?

Her er nogle eksempler på valideringsregler i brug:

Kontekst: Din virksomhed modtager mange fakturaer fra forskellige leverandører. Mange af disse har altid den samme konto for en bestemt leverandør, og de skal alle have et omkostningscenter på enhver linje, hvor der er en konto.

• Formål: Du vil automatisere valget af konto baseret på leverandøren, og du vil sikre, at brugerne indtaster de korrekte oplysninger. Derudover ønsker du, at godkendere skal mindes om at bruge moms-kode 2 hver gang de indtaster konti 665, 6653 og 456.

Acubiz kan oprette et sæt af regler for dig i en XML-fil, der vil minde brugerne om at indtaste de nødvendige oplysninger og vil forhindre dem i at indtaste forkerte værdier. Du vil kunne se disse i fanen Valideringsregler, og du kan slette en regel, når den ikke længere er nyttig.

• Resultat: Din virksomhed reducerer den tid, det tager at indtaste data på fakturaer, brugere, der arbejder med fakturaerne indeholdende konti 665, 6653 og 456, får pop-up-meddelelser, der minder dem om, hvilken skattekode de skal bruge, og at de skal huske omkostningscenteret.